Sự thay thế của dịch vụ tổng đài ảo cho hệ thống tổng đài vật lý truyền thống đã giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nhiều rủi ro và sự cố có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Tuy nhiên sẽ không có bất kì phần mềm nào hoàn toàn hoàn hảo tuyệt đối. Các hoạt động của tổng đài ảo phụ thuộc chủ yếu vào internet, vì vậy sẽ không tránh khỏi trường hợp gián đoạn trong quá trình sử dụng khi xảy ra mất điện, ngắt internet bất chợt.
Hãy cùng VOIP24H đọc bài viết dưới đây để tìm ra biện pháp xử lý, kết nối với tổng đài ảo khi xảy ra mất điện hoặc mất Internet.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một loại dịch vụ thoại hoạt động dựa trên nền tảng IP hiện đại nhằm mục đích cung cấp cho doanh nghiệp những cuộc gọi với khách hàng chất lượng cao mà chi phí thấp.
Tổng đài ảo này được lắp đặt rất đơn giản. Mỗi doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên thiết bị di động. Dịch vụ tổng đài ảo này được trang bị những tính năng hoàn toàn không khác gì với một tổng đài chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Mà doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều vào một hệ thống tổng đài vật lý gây tốn kém.
Lợi ích tổng đài ảo đối với doanh nghiệp?
Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp
Khi sử dụng tổng đài truyền thống, đa số các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ để mua tổng đài điện thoại bao gồm nhiều phần cứng lắp đặt trong cơ sở làm việc của mình. Thêm vào đó, mô hình này cũng đòi hỏi những kỹ năng nội bộ để có thể thực hiện quản trị thông tin và bảo trì kỹ thuật các thiết bị điện thoại.
Dịch vụ tổng đài ảocó ưu điểm vượt trội so với tổng đài truyền thống ở chỗ giúp hệ thống cơ sở hạ tầng viễn thông của các doanh nghiệp được ảo hoá. Việc trao đổi, kết nối, liên lạc được định tuyến thông qua mạng lưới Internet. Và các doanh nghiệp chỉ cần cadi đặt một bộ định tuyến và thiết bị điện thoại IP Phone.
Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Nâng cao năng suất làm việc của của nhân viên tổng đài bằng cách trang bị cho họ đầy đủ công cụ chuyên nghiệp. Và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ tối ưu hoá được nhiệm vụ quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng góp phần làm tăng khả năng và tốc độ làm việc của tổng đài viên nhờ hệ thống làm việc hợp nhất.
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp đáp ứng tối ưu nhu cầu trong quản lý quan hệ khách hàng kỹ thuật số và tình trạng sử dụng đa kênh của khách hàng. Đồng thời, dịch vụ tổng đài ảo còn sử dụng thống nhất một hệ thống trên hầu hết các phương tiện liên lạc.
Chuyên nghiệp hóa cho doanh nghiệp
Khi các doanh nghiệp thuê dịch vụ tổng đài ảo sẽ được trang bị thiết bị đầu cuối IP để phù hợp cho mục đích sử dụng hiện đại, chuyên nghiệp. Cụ thể, thiết bị điện thoại IP không chỉ đáp ứng nhu cầu thông thường là nghe – gọi của doanh nghiệp mà còn cho phép doanh nghiệp sở hữu nhiều tính năng chất lượng, đặc biệt khác như: phần mềm Auto Call, Voice Mail, …
Dễ dàng tích hợp với nhiều giải pháp giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn
Dịch vụ tổng đài ảo hoàn toàn có thể tích hợp cùng với nhiều tính năng hỗ trợ nhân viên tổng đài cũng như doanh nghiệp đạt công việc hiệu quả. Đặc biệt là trong quản lý bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Khi mất điện hoặc internet, xử lý như thế nào để kết nối tổng đài ảo?
Có nhà cung cấp internet dự phòng
Hệ thống VoIP hoạt động được thì doanh nghiệp buộc phải có 2 yếu tố chính là điện và Internet. Chính vì thế, để dịch vụ tổng đài ảo không bị gián đoạn thì bên cạnh việc trang bị một nguồn điện dự phòng, doanh nghiệp cũng cần có thêm một đơn vị cung cấp dịch vụ nguồn Internet dự phòng.
Cuộc gọi thoại qua IP chỉ cần có kết nối internet có độ trễ khá thấp, vậy cho nên bất kỳ loại kết nối băng thông rộng nào đều cũng có thể hoạt động. Các doanh nghiệp có thể sử dụng nhà cung cấp mạng di động làm nguồn dự phòng cho văn phòng, tổ chức của mình.
Tất cả những gì doanh nghiệp cần là modem LTE và chính doanh nghiệp cũng có thể bật modem này trong thời gian hệ thống ngừng hoạt động để khôi phục lại kết nối Internet.
Kết nối với nguồn điện dự phòng
Khi đã xác định được hệ thống điện thoại nội bộ của doanh nghiệp bị gián đoạn do nguyên nhân là mất điện. Lúc này doanh nghiệp cần kết nối hệ thống với nguồn điện dự phòng ví dụ như UPS, máy phát điện… mà doanh nghiệp đang có.
Để khôi phục dịch vụ tổng đài ảo hoạt động bình thường, doanh nghiệp cần cung cấp điện cho cả đường truyền internet của hệ thống, ví dụ như modem, bộ chuyển mạch, bộ định tuyến, thiết bị điện thoại VoIP…
Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần xác định nhà cung cấp nguồn Internet cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi sự cố mất điện. Trường hợp sự cố xảy ra từ chính đơn vị cung cấp Internet thì doanh nghiệp cần liên hệ ngay với họ để khôi phục cho hệ thống được hoạt động bình thường
Chuyển sang kết nối với app tổng đài ảo trên smartphone
Một trong các lợi ích tuyệt vời của hệ thống tổng đài ảo là người dùng có thể thực hiện gọi ra hoặc nhận cuộc gọi ở bất cứ đâu, chỉ cần điện thoại có đủ pin và có sẵn kết nối Internet.
Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổng đài ảo của phía các nhà cung cấp. Hãy nhờ họ hỗ trợ cài đặt sẵn ứng dụng trên smartphone của nhân viên tổng đài. Điều này không những giúp cho hệ thống sẽ được hoạt động liên tục kể cả trong trường hợp mất điện tại cơ sở làm việc mà còn giúp tổng đài viên nhận cuộc gọi linh động hơn.
Chuyển tiếp cuộc gọi sang văn phòng kinh doanh khác
Nếu văn phòng của doanh nghiệp cần thực hiện nhiều giao dịch với khách hàng thông qua thiết bị di động, thì doanh nghiệp cần thực hiện xử lý nhanh chóng để các cuộc gọi với khách hàng không bị gián đoạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều cơ sở, chi nhánh, hãy chuyển tất cả các cuộc gọi bị gián đoạn đến các văn phòng khác. Cách khắc phục nhanh này thường gặp ở các loại tổng đài call center khi doanh nghiệp gặp sự cố và cần chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến một nhánh bên ngoài khác.
Chuyển tiếp cuộc gọi sang thư thoại (voicemail)
Nếu doanh nghiệp không thể thực hiện cuộc gọi trên thiết bị di động thì cũng không cần phải lo lắng. Người thực hiện gọi đến vẫn có thể để lại tin nhắn trong hộp thư thoại của người dùng.
Không giống như những loại điện thoại cố định truyền thống, hộp thư thoại được xử lý hoàn toàn hiện đại bởi nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, ngay cả khi tổ chức, doanh nghiệp bị mất điện hoặc ngắt Internet.
Chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài thông minh
Thực tế đôi khi tình trạng gián đoạn hệ thống tổng đài ảo sẽ xảy ra từ phía các đơn vị cung cấp. Cho nên, bên cạnh việc xử lý các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp như mất điện, ngắt internet… thì chính doanh nghiệp cũng cần lưu ý kỹ càng trong việc lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo hoạt động ổn định
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đặt vấn đề sự cố có thể xảy ra ở trong tương lai và đề xuất phía nhà cung cấp thiết lập hệ thống ổn định nhằm đảm bảo tính hoạt động liên tục của doanh nghiệp luôn ở mức cao nhất.
Với kinh nghiệm hoạt động hơn 10 năm trong thị trường VoIP và đã cung cấp nhiều giải pháp công nghệ, dịch vụ tổng đài ảo cho nhiều công ty, doanh nghiệp lớn. VOIP24H hoàn toàn tự tin có khả năng đáp ứng và hỗ trợ tư vấn cũng như giải quyết các sự cố có thể xảy ra để đảm bảo hệ thống tổng đài của doanh nghiệp luôn được hoạt động ổn định
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ các doanh nghiệp 24/7, kể cả các dịp Lễ, Tết.
