Chuyển đổi dịch vụ tổng đài ảo là xu thế của các doanh nghiệp hiện nay. Tổng đài ảo được ứng dụng trong mô hình tổng đài hotline, tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài nội bộ, tổng đài đặt vé,… Vậy làm thế nào để thuê tổng đài ảo và cách vận hành của hệ thống như thế nào? Hãy cùng VOIP24H tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là tổng đài được các đơn vị làm giải pháp như VOIP24H xây dựng sẵn và đặt tại Trung tâm dữ liệu (datacenter). Tùy vào nhu cầu riêng, các tổ chức/doanh nghiệp sẽ liên lạc và thuê gói tổng đài ảo tương ứng.
Đặc điểm của tổng đài ảo là sử dụng hoàn toàn thông mạng internet (thay cho việc kéo đường dây từ bưu điện).
Tổng đài ảo làm thay đổi suy nghĩ khách hàng từ việc mua sang thuê tổng đài.
Tổng đài ảo phù hợp với mọi tổ chức/doanh nghiệp. Đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ muốn có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu tư tổng đài và IT vận hành.
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7
Hỗ trợ khách hàng đa kênh: hotline, trang quản lý
Tính năng xử lý cuộc gọi
Hiển thị số gọi đến
Rước máy
Rước cuộc gọi của một máy khác đang đổ chuông
Chuyển máy
Chuyển cuộc gọi cho một người khác khi đang nói chuyện
Giới hạn hướng gọi
Cài đặt hướng gọi cho từng điện thoại viên (nội bộ, quốc tế, trong nước,…)
Giới hạn đầu số gọi
Cài đặt hướng gọi theo từng nhà mạng (vina, mobi, viettel,…)
Đặt mật khẩu gọi ra
Nhập mật khẩu khi muốn gọi ra
Chặn cuộc gọi
Chặn hoặc mở các số gọi làm phiền
Tích hợp
Đầu số hotline
Lựa chọn nhiều đầu số 1900, 1800, cố định, di động
Voice Brandname
Hiển thị tên doanh nghiệp khi thực hiện cuộc gọi
Zalo Cloud Connect
Gọi audio/video cho khách hàng từ Zalo Oa doanh nghiệp
API tích hợp phần mềm
API tích hợp các phần mềm như ERP, CRM, phần mềm bán hàng, CSKH. Giúp cho phần mềm nhận diện được khách hàng khi gọi vào, Click To Call
Tính năng phân phối cuộc gọi
Lời chào trả lời tự động IVR
Trả lời tự động, phân luồng cuộc gọi theo phím bấm
Định tuyến cuộc gọi theo thời gian
Cấu hình hướng nhận cuộc gọi khách nhau theo thời gian (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, nghỉ Lễ,…)
Nhạc chờ
Nhạc phát lên khi đang chờ kết nối
Chuyển tiếp cuộc gọi ra di động
Tự động chuyển tiếp ra số di động (thường áp dụng khi điện thoại viên bận máy hoặc ngoài giờ làm việc)
Phân phối cuộc gọi theo nhóm
Cấu hình nhiều nhóm nhận cuộc gọi khác nhau (khu vực, bộ phận sales, lễ tân,…)
Phân phối cuộc gọi theo hàng đợi
Cấu hình thứ tự nhận cuộc gọi theo nhân viên
Định tuyến cuộc gọi thông minh
Tự động điều phối cuộc gọi đến nhân viên đã gọi ra hoặc nhân viên đang phụ trách
Quản lý máy nhánh
Cài đặt chức năng ghi âm
Tùy chỉnh bật hoặc tắt ghi âm cho từng máy nhánh
Xem trạng thái máy nhánh
Xem trạng thái hoạt động của từng máy nhánh
Đặt tên máy nhánh
Hiển thị tên máy theo tên người dùng
Đổi mật khẩu
Phân loại nhóm
Chia nhóm cho từng máy nhánh để dễ quản lý
Tạo máy nhánh
Tạo thêm máy nhánh theo gói đã đăng ký
Tắt - mở máy nhánh
Xóa máy nhánh không sử dụng
Quản lý thống kê
Ghi âm cuộc gọi
Lịch sử cuộc gọi
Các cuộc gọi đều được lưu lại
Báo cáo tổng quan cuộc gọi
Báo cáo chi tiết máy nhánh
Báo cáo theo từng đầu số
Tính năng giám sát
Giám sát
Theo dõi trạng thái cuộc gọi của từng máy nhánh (nghe máy, bận máy,…)
Nghe lén
Nghe lén cuộc gọi của nhân viên
Chuyển tiếp cuộc gọi cuộc gọi
Chuyển cuộc gọi đang nghe cho một máy khác trên phần mềm quản lý
Rước cuộc gọi
Rước cuộc gọi của một máy khác đang đổ chuông trên phần mềm quản lý
Ngắt cuộc gọi
Ngắt cuộc gọi từng nhân viên trên phần mềm quản lý
Quản lý danh bạ
Thêm danh bạ mới
Xóa danh bạ
Tải danh bạ lên theo danh sách
Đồng bộ danh bạ xuống theo điện thoại IP
Hiển thị danh bạ trên toàn bộ điện thoại IP trong doanh nghiệp
Pop-up thông tin khi có cuộc gọi
Hiển thị thông tin khách hàng khi gọi đến
Click to Call
Bấm để gọi
Cài đặt cấu hình quản trị
Giới hạn thời gian gọi
Tùy chọn cài đặt số phút gọi ra cho từng máy nhánh trong một tháng
Cài đặt nhóm nhận cuộc gọi
Cài đặt lời chào
Cài đặt thời gian cuộc gọi
Cài đặt chuyển tiếp
Định tuyến đầu số
Tính năng nâng cao
Voice Mail
Tin nhắn thoại của khách hàng sẽ chuyển về Mail của doanh nghiệp
Missed call to Email
Tự động gửi thông tin cuộc gọi nhỡ qua Email doanh nghiệp
Report to Email
Tự động gửi báo cáo theo tuần, tháng, quý qua Email doanh nghiệp
Cấu hình số điện thoại chuyển tiếp
Lựa chọn chuyển tiếp cuộc gọi khi máy nhánh bận
Tích hợp Zoom Meeting
Tạo và tham gia họp
Thời gian họp liên tục 3 tiếng; Tối đa 300 người than gia
Voice mail to email giúp khách hàng có thể để lại tin nhắn thoại Tin nhắn sẽ được chuyển tiếp qua email
Forward to email
Cuộc gọi Forward ra di động sẽ tự động gửi thông tin người gọi qua email.
Report to email
Tổng đài tự động gửi báo cáo cuộc gọi hàng ngày, tuần tháng qua email
Rước máy
Rước máy trực tiếp và rước máy theo nhóm. Thao tác dễ dàng
Chuyển Máy
Khi bạn đang nghe cuộc gọi mà muốn chuyển cho một người khác thì sẽ sử dụng tính năng này
Hiển Thị Số Gọi Đến
Hiển thị số điện thoại khách hàng trên màn hình điện thoại
Giới hạn hướng gọi
Giới hạn hướng gọi cho từng nhân viên. Ví dụ: gọi nội bộ; nội hạt; di động; quốc tế
Đặt mã pin khi gọi ra
Cài đặt các máy nhánh gọi ra phải nhập mã pin để hạn chế tối ưu về chi phí
Tự Động Backup hướng gọi vào
Khi mất điện, hệ thống tự động chuyển tiếp cuộc gọi vào số di động
Tiết Kiệm Chi Phí
Không phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý, miễn phí gọi nội các chi nhánh. Tiết kiệm cước lên đến 50%
Không Cần IT
Với tổng đài vật lý bạn phải có IT trực. Khi thuê tổng đài ảo Voip24h, chúng tôi hỗ trợ 24/7
Ghi Âm Cuộc Gọi
Nghe lại ghi âm cuộc gọi của nhân viên và khách hàng. Giúp cho việc chăm sóc khách hàng tốt hơn
Nâng cấp mở rộng
Khi có thêm nhân sự mới, chi nhánh mới thì việc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng
Kết nối phần mềm
Cung Cấp API kết nối đến các phần mềm bán hàng, chăm sóc hàng CRM, ERP...
An toàn ổn định
Hệ thống tổng đài đặt ở các Data center lớn như VNPT, FPT đảm bảo ổn định an toàn uptime 99,9%
Hỗ trợ đa nền tảng
Hỗ trợ phần mềm gọi điện miễn phí trên máy tính, điện thoại di động
Thống kê cuộc gọi
Đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên qua số lượng cuộc gọi, thời gian gọi và nội dung cuộc gọi
3. Ứng dụng của thuê tổng đài ảo
Bất kì doanh nghiệp nào cũng phải có kênh thông tin liên lạc. Tùy vào quy mô và mục đích sử dụng, kênh liên lạc đó có thể là điện thoại, email, fax,… Vì thế, tổng đài ảo là bộ phận thiết yếu phải có giúp tối ưu hóa hệ thống nghe – gọi.
Trong cuộc sống, ứng dụng của tổng đài ảo rất nhiều nhưng có lẽ chúng ta ít nhận ra như:
Công ty thương mại – dịch vụ: Tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài nội bộ,…
Nhà xe: Tổng đài đặt vé
Công ty luật: Tổng đài tư vấn luật
Cửa hàng kinh doanh nhỏ: Tổng đài di động
Công ty nhiều chi nhánh: Tổng đài chuỗi cửa hàng
…
Hãy liên hệ với chúng tôi để lựa chọn gói tổng đài ảo phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
ĐĂNG KÍ TƯ VẤN
4. Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo VOIP24H
Đại đa số mọi người nhầm lẫn giữa tổng đài ảo và nhà mạng. Vì vậy sẽ tìm thuê tổng đài ảo Viettel, tổng đài ảo FPT, tổng đài ảo VNPT,… Tuy nhiên những nhà mạng này chỉ cung cấp đầu số điện thoại mà thôi. Chỉ có những đơn vị làm giải pháp như VOIP24H mới cung cấp các gói thuê tổng đài ảo, và lắp đặt tổng đài ảo.
Hiện này có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài ảo, nhưng dưới đây là 6 lý do nên chọn tổng đài ảo của VOIP24H
Kinh nghiệm lâu năm
Là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp tổng đài ảo tại Việt Nam
Chuyên nghiệp
Với phương châm ”mang giải pháp để giải quyết nhu cầu của khách hàng; đem lại nhiều giá trị so với chi phí bỏ ra"
Bảo mật dữ liệu
Chúng tôi cam kết bảo mật mọi dữ liệu khách hàng
Nâng cấp
VOIP24H có đội ngũ R&R luôn luôn cập nhật các tính năng mới miễn phí cho khách hàng
Ổn định và an toàn
Hệ thống máy chủ đặt ở các datacenter lớn. Đảm bảo độ ổn định, an Toàn. Cam kết Uptime lên đến 99,9%.
Hỗ trợ 24/7/365
Đội ngũ kỹ thuât của VOIP24H luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng qua hotline 1900 2002. Cả online và offline
5. Khách hàng phản hồi về dịch vụ tổng đài ảo
Previous slide
Next slide
6. Cần làm gì để sử dụng được tổng đài ảo?
Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh gồm có 3 phần:
Đầu số
Tổng đài ảo
Thiết bị đầu cuối.
6.1 Đầu số
Để một tổng đài có thể nghe hoặc gọi được thì yếu tố đầu tiên là phải có đầu số điện thoại để tích hợp vào tổng đài. Hiện tại có 4 loại đầu số chính để tích hợp vào tổng đài.
Đầu số 1900: Người gọi vào tốn cước, đơn vị đăng ký được hưởng chiết khấu từ nhà mạng.
Đầu số 1800: Người gọi vào được miễn phí, đơn vị đăng ký phải trả chi phí đó.
Đầu số cố định: Còn gọi là đầu số điện thoại bàn, có thể nghe – gọi hai chiều.
Đầu số Voice Brandname: Cuộc gọi hiển thị tên doanh nghiệp mỗi khi thực hiện cuộc gọi đến khách hàng
Vì sử dụng qua công nghệ internet nên 1 tổng đài IP có thể sử dụng cho nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng. Ví dụ cửa hàng 1 sử dụng số 101, cửa hàng 2 sử dụng 102 và gọi nội bộ cho nhau miễn phí.
Trước ngày đến hạn thanh toán, hệ thống VOIP24H sẽ gửi email, gọi điện thông báo cho quý khách. VOI24H chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau như chuyển khoản, thu tận nơi. Để biết thêm chí tiết vui lòng gọi 1900 2000 (phím 3)
Cước phát sinh do đầu số điện thoại sẽ thanh toán trực tiếp cho nhà mạng cung cấp đầu số. Hằng tháng, nhà mạng sẽ gửi mail thông tin chi tiết cho khách hàng. Trong email có hướng dẫn cách thanh toán.
Dĩ nhiên là được. Khi nhu cầu sử dụng của quý khách vượt quá gói tổng đài đang sử dụng. Chúng tôi sẽ hỗ trợ nâng cấp lên gói tổng đài cao hơn. Vui lòng liên hệ 1900 2002 gặp bộ phận kinh doanh để biết thêm chi tiết
Đơn giản. Bạn chỉ cần gọi vào hotline 1900 2000 gặp bộ phận kỹ thuật. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Các trường hợp không hỗ trợ qua điện thoại, teamview được. Chúng tôi sẽ cử kỹ thuật đến tận nơi để hỗ trợ khách hàng.
Khi sử dụng tổng đài ảo nếu bạn đổi văn phòng thì rất đơn giản. Chỉ cần tháo điện thoại, dây nguồn qua văn phòng mới cắm lại là sử dụng được. Không cần cấu hình thêm bất cứ gì cả. Nếu quý khách gặp khó khăn thì hãy gọi 1900 2000 để gặp bộ phận kỹ thuật hỗ trợ.
Có thể tái sử dụng điện thoại cũ được thông qua thiết bị chuyển đổi. Nhưng chi phí mua thiết bị chuyển đổi còn cao hơn mua điện thoại IP mới với nhiều tính năng hiện đại hơn so với điện thoại cũ. Nên chúng tôi khuyên bạn nên mua điện thoại IP mới.
Hoàn toàn được. Đây là một tính năng cơ bản trên tổng đài. Quý khách có thể tự ghi âm và gửi file cho bộ phận kỹ thuật qua email. Chúng tôi sẽ xử lý file âm thanh, ghép nhạc rồi đưa lên tổng đài. Hoặc đơn giản hơn, VOIP24H hỗ trợ ghi âm miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ tổng đài ảo.
Được. Đây là tính năng hoàn toàn miễn phí trên tổng đài. Điều kiện là bạn phải có 1 đầu số gọi ra để thực hiện được chức năng này. Vui lòng liên hệ bộ phận kỹ thuật 1900 2000 nếu bạn cần cài đặt.
Điện thoại IP trên công nghệ internet nên phải có mạng mới sử dụng được. Khi rớt mạng thì có thể chuyển hướng cuộc gọi ra di động để tiếp nhận. Nếu bạn cần sử dụng vui lòng bộ phận kỹ thuật 1900 2000 để được hỗ trợ.
Khi đăng ký sử dụng dịch vụ, khách hàng được cấp 1 tài khoản để quản lý, thống kê cuộc gọi, nghe file ghi âm. Khách hàng tiến hành đăng nhập từ web và thao tác cực kỳ dễ dàng. Nghe file ghi âm như nghe nhạc. Bạn cần demo vui lòng liên hệ 1900 2002 gặp bộ phận kinh doanh.
Được và hoàn toàn miễn phí. Bất cứ khi nào cần thay đổi cấu hình tổng đài cho phù hợp với hoạt động công ty bạn chỉ cần gọi 1900 2000 bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn. Tối đa 4h làm việc
Tổng đài ảo của VOIP24H có bộ API để kết nối đến các phần mềm khác để thực hiện một số chức năng như Click to dial, Popup incoming call, nghe file ghi âm…
8. Thông tin chứng nhận
8.1 Giải Thưởng Sao Khuê 2023
Giải thưởng “Sao Khuê” là giải thưởng cao quý được Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) xét công nhận cho các sản phẩm, dịch vụ tiêu biểu nhất của ngành phần mềm và dịch vụ CNTT Việt Nam. Giải pháp Tổng Đài Đa Kênh Thông Minh của VOIP24H đã xuất sắc giành giải thưởng tại Sao Khuê 2023.
8.2 Chứng nhận ISO/IEC 27001:2022
ISO/IEC 27001: 2022 là tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu về bảo mật thông tin, được xuất bản bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) phối hợp cùng Uỷ ban Kỹ thuật Điện Quốc tế (IEC).VOIP24H đạt Chứng nhận ISO 27001:2022 là sự khẳng định mạnh mẽ cam kết trong việc đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789 Email: sales.hcm@voip24h.vn
VĂN PHÒNG HÀ NỘI Add: Tầng 10 – Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686 Email: sales.hn@voip24h.vn