Các hệ thống tổng đài trong thời kỳ 4.0 ngày càng hiện đại và thông minh giúp cho việc kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng ngày càng thuận tiện và gần gũi. Tính năng voicemail trên tổng đài cũng là một tính năng giúp cho việc khách hàng có thể để lại các tin nhắn thoại.
1. Voicemail là gì ?
Voicemail là tính năng trên tổng đài giúp cho việc khách hàng có thể để lại tin nhắn thoại trong một số trường hợp cụ thể sau.
- Khi ngoài giờ làm việc. Ngoài giờ làm việc không có nhân viên trực tổng đài thì lựa chọn cho khách hàng để lại voicemail là hoàn toàn hợp lý. Để ngày hôm sau chúng ta có thể chủ động liên hệ lại khách hàng để hỗ trợ họ.
- Vào các ngày lễ, tết không ai trực tổng đài.
- Khi một người nào đó đang bận hoặc không nghe máy.
- Khi một nhóm các máy nhánh đều bận hoặc không nghe máy.
Trong trường hợp máy bận hoặc không nghe máy thì có thể bật chế độ voicemail lên để khách hàng để lại tính nhắn thoại. Và chúng ta sẽ chủ động liên hệ lại hỗ trợ khách hàng..
1.1 Cases study voicemail
Một trung tâm tiếng anh, mỗi giáo viên được cấp một số máy nội bộ để liên hệ với phụ huynh.
Khó khăn
Nhưng vì đặc thù công việc nên các cuộc gọi thường ở trạng thái “ no answer “ và Giáo viên rất khó khăn trong việc xử lý các cuộc gọi nhỡ này. Không biết ai liên hệ, liên hệ với mục đích gì, trao đổi nội dung gì ?
Giải pháp
- Khi gọi vào số máy nhánh của Giáo Viên nếu tình trạng đang bận thì sẽ chuyển sang chế độ voicemail bằng ghi âm 1 câu thông báo sẵn ( cá nhân hóa cho giáo viên đó ) “ Xin chào tôi là elisa hiện tôi đang không thể nghe máy vui lòng để lại voicemail sau tiếng beep, tôi sẽ kiễm tra và phản hồi cho bạn sớm nhất có thể, xin cảm ơn “
- Mỗi giáo viên sẽ có một thông điệp ghi âm sẵn khác nhau.
- Giao viên có thể check voicemail bằng nhiều cách ( nghe trực tiếp trên điện thoại, đăng nhập hoặc đăng nhập vào trang quản lý từ web, hoặc sẽ được chuyển tiếp đến email.
Kết Quả
- Các cuộc gọi vào cho giáo viên khi bận hoặc không nghe máy thì sẽ chuyển qua để cho khách để lại voicemail
- Giáo viên cũng sẽ chủ động biết được ai cần liên hệ , nội dung cần liên hệ …
2.Làm sao để nghe lại voicemail
Khi khách hàng để lại voicemail trên hệ thống tổng đài thì sẽ có 3 cách sau để nghe lại.
2.1 Nghe trực tiếp từ điện thoại hoặc softphone.
Thông thường nếu bạn dùng IP phone thì trên góc phải của điện thoại IP có đèn báo, nếu đèn nháy sẽ nháy đỏ báo cho biết là bạn đang có voicemail:
- Cách 1: Bấm trực tiếp hình hòm thư -> bấm password # để truy cập hòm thư
- Cách 2: Bấm *97 ->( bấm password) # để truy cập hòm thư.
Nghe voicemail của một máy lẻ ở vị trí khác
Bấm *98 -> số máy lẻ cần nghe -> # ->( password) -> #
2.2 Đăng nhập vào trang quản lý để kiểm tra.
Mỗi khách hàng khi sử dụng tổng đài của voip24h đều được cấp 1 tài khoản để quản lý cuộc gọi, nghe ghi âm và khách hàng có thể sử dụng luôn tài khoản này để kiểm tra voicemail.
- call Date : thời gian khách gọi đến
- Caller : số điện thoại người gọi
- Inbox : số máy nhánh hộp thư
- Duration : thời lượng
- download : download file
- Play : nghe trực tiếp file.
2.3 Voicemail to email.
Tính năng này cho phép khi có voicemail từ tổng đài sẽ tự động chuyển tiếp đến email của người phụ trách.
Các thông số như hình trong email. Nhân viên sẽ biết được khách để lại tin nhắn thoại khi nào, nội dung là gì, số điện thoại.
Voicemail là một trong nhiều tính năng của tổng đài ảo.
