Sẽ không quá ngạc nhiên khi bạn gọi điện đến một doanh nghiệp hoặc một tổ chức. Nhưng thay vì được nối máy trực tiếp đến nơi cần gặp bạn sẽ phải chờ bằng cách lắng nghe một tin nhắn tự động. Hoặc bạn có thể để lại tin nhắn nếu bạn không muốn chờ đợi. Hãy cùng Voip24h tìm hiểu xem tin nhắn thoại (voicemail) mà bạn nghe thấy là tính năng như thế nào?
1. Voicemail (Thư thoại) là gì?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay tránh sử dụng hộp thư thoại như một chức năng của hệ thống điện thoại. Tuy nhiên, thư thoại vừa có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng vừa mang lại lợi ích cho bạn. Hộp thư thoại được thiết lập đơn giản và có thể giúp bạn tránh bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh do các cuộc gọi nhỡ.
Mặc dù việc trả lời cuộc gọi nhỡ bằng tin nhắn đôi khi nghe có vẻ hợp lý. Tuy vậy, việc duy trì tính chuyên nghiệp cũng quan trọng không kém trong giao tiếp kinh doanh. Vì vậy, gửi một tin nhắn văn bản có thể không phải lúc nào cũng hiệu quả.
Vậy hãy hiểu đúng về tin nhắn thoại – voicemail
Tin nhắn thoại hay voicemail là một cách vi tính hóa để lưu trữ. Và thay đổi các tin nhắn đã ghi âm bằng giọng nói có sẵn cho người dùng 24h từ bất kỳ điện thoại nào. Người dùng địa phương, ở xa và người dùng di động có thể sử dụng hệ thống nhắn tin thoại qua điện thoại cố định hoặc điện thoại di động.
Tin nhắn có thể được tạo trong hộp thư thư thoại của người dùng. Và sau đó được chuyển tiếp đến hộp thư thoại khác, giống như email.
Hệ thống thư thoại bao gồm:
- Tin nhắn thoại.
- Danh sách phân phối thư thoại.
- Gửi fax đến và fax theo yêu cầu trong hộp thư.
- Phản hồi giọng nói tương tác.
- Mẫu giọng nói có thể truy cập từ mọi nơi trên thế giới bởi bất kỳ người dùng nào.
2. Thư thoại ( voicemail ) hoạt động như thế nào?
Người A quay số của Người B nhưng người B không có mặt để trả lời cuộc gọi.
Cuộc gọi được nhận bởi hộp thư thoại hoặc máy trả lời tự động của Người B, sẽ phát lại cuộc gọi khi Người B quay lại và truy cập vào cuộc gọi đó. Máy trả lời tự động có thể được tùy chỉnh cho Người B hoặc dùng chung cho nhiều nhân viên văn phòng.
Người B có thể truy xuất thông tin liên lạc bằng cách sử dụng mã số hóa nếu công ty có một hệ thống chính xác hoặc được chia sẻ; đây là số thư thoại.
Hệ thống thư thoại được thiết lập để tự động truyền cuộc gọi của một người đến điện thoại khác thông qua chuyển tiếp cuộc gọi và ưu tiên các tin nhắn để một số điện thoại cụ thể từ Người A — người nhận — sẵn sàng tương tác với Người B — người gọi — để nhận phản hồi.
3. Ưu điểm của việc sử dụng thư thoại ( voicemail ) trong giao tiếp kinh doanh
Một hệ thống thư thoại được thiết kế tốt có thể mang lại lợi ích cho cả khách hàng và công ty. Hãy cùng xem qua một số ưu điểm của thư thoại, được liệt kê bên dưới:
Sẵn sàng phục vụ 24/7
Doanh nghiệp và nhân viên của bạn sẽ luôn có thể liên lạc được nhờ thư thoại. Mặc dù thư thoại không phải lúc nào cũng dễ chịu như nói chuyện trực tiếp với ai đó, nhưng tốt hơn là hoàn toàn không liên lạc được với ai đó.
Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công việc yêu cầu nhân viên thường xuyên không sử dụng điện thoại. Chẳng hạn như nhân viên bán hàng hoặc nhân viên phục vụ đi du lịch hoặc khi nhân viên thông thường không thể trả lời điện thoại của họ trong khi tham gia cuộc họp.
Sàng lọc cuộc gọi điện thoại
Nhân viên của bạn có thể sử dụng thư thoại để sàng lọc các cuộc gọi đến. Các cuộc gọi có mức độ ưu tiên cao sẽ nhận được phản hồi nhanh chóng, trong khi các vấn đề không khẩn cấp sẽ được gửi đến hộp thư thoại và xử lý sau.
Thoát khỏi các cuộc gọi đang chờ
Đối với hầu hết mọi người, bị tạm dừng là một trải nghiệm khó chịu. Với thư thoại, đối tác hoặc khách hàng có thể nhanh chóng thông báo các vấn đề của họ mà không cảm thấy như thể họ đã lãng phí thời gian khi xếp hàng chờ đợi. Sau đó, người nhận có thể trả lời cuộc gọi ngay khi có thời gian, giảm thời gian chờ của người gọi.
Hiệu quả về Chi phí
Thư thoại có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho nhân viên trong khi vẫn cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức độ cao. Với thư thoại, một công ty có thể không yêu cầu nhiều nhân viên dịch vụ khách hàng. Cho phép thư thoại trả lời cuộc gọi vào những giờ cụ thể trong ngày cũng có thể giúp một công ty tiết kiệm tiền trả thêm giờ cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
Nhiều khách hàng thích thư thoại
Đối tác và khách hàng có thể để lại thư thoại để liên lạc các vấn đề của họ mà không bị gián đoạn. Một khách hàng hoặc khách hàng có thể tập trung vào các mối quan tâm chính của họ mà không bị phân tâm bởi thông tin không liên quan.
4. Nhược điểm của việc sử dụng thư thoại trong giao tiếp kinh doanh
Giao tiếp bằng thư thoại – voicemail có nhiều ưu điểm. Và tuy nhiên, nó cũng có một số hạn chế. Sau đây là một số nhược điểm chính của nó:
Lý do bảo mật
Tin tặc có thể lợi dụng hệ thống ghi âm tin nhắn qua email rác, cuộc gọi, tin nhắn hoặc các nền tảng mạng xã hội thông qua các kỹ thuật giả mạo như lừa đảo qua điện thoại, lừa đảo hệ thống điện thoại internet và sms. Những kẻ lừa đảo có thể đọc tin nhắn, lấy thông tin nhận dạng cá nhân và thông tin bí mật của công ty.
Tốn kém
Liên lạc bằng thư thoại đắt hơn các loại dịch vụ thư khác. Do đó, thư thoại chỉ được sử dụng cho một số thư quan trọng và riêng tư.
Sự khác biệt về ngôn ngữ giữa người gửi và người nhận
Kỹ thuật này sẽ không hiệu quả nếu người nhận và người gọi không nói cùng một ngôn ngữ. Bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi nghe tin nhắn và xóa chúng đi mà không nghe chúng. Dẫn đến việc bạn bỏ lỡ những thông điệp quan trọng.
Sự bảo mật
Thật khó để nghe hoặc trả lời tin nhắn thư thoại mà không thực hiện ít nhất một cuộc gọi đến nhà cung cấp thư thoại của bạn. Do đó, rất khó để làm điều đó một cách kín đáo. Ở nhiều địa điểm công cộng, chẳng hạn như rạp chiếu phim. Trò chuyện trên điện thoại di động bị coi là bất lịch sự hoặc thậm chí bị cấm.
Sự khó chịu của cá nhân
Kiểm tra hộp thư thoại có thể gây bất tiện cho một số người. Đặc biệt là khi so sánh với sự tiện lợi của việc gửi và nhận tin nhắn văn bản. Những người hay trì hoãn có thể tránh kiểm tra thư thoại bằng cách thuyết phục bản thân rằng họ sẽ làm như vậy sau.
Các nhược điểm khác của thư thoại là:
- Nhiều người nghi ngờ về tiến bộ công nghệ.
- Nếu người tiêu dùng không được đào tạo để sử dụng hệ thống nhắn tin thoại, thì điều đó có thể là một thách thức.
- Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, hệ thống nhắn tin thoại có thể ít tiết kiệm chi phí hơn.
- Nhiều người ghét việc không thể giao tiếp với một nhân vật trực tiếp
Voicemail là một trong nhiều tính năng của tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Tính năng voicemail trên tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Tìm hiểu thêm về Voicemail cho doanh nghiệp của bạn nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm các vấn đề trên. Hoặc trực tiếp liên hệ với VOIP 24h để chúng tôi giúp bạn xử lý.
