Hệ thống tổng đài truyền thống đã tồn tại rất lâu đời nên trong quá trình sử dụng sẽ gặp nhiều trở ngại. Trong kỷ nguyên Công nghiệp 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của ngành CNTT. Các doanh nghiệp cần thay đổi, tìm một giải pháp thay thế khác để tối ưu hoạt động tương tác với khách hàng. Và đăng ký tổng đài ảo là một lựa chọn về giải pháp công nghệ đang được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay.
Tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp là gì?
Tổng đài ảo là một loại hệ thống mạng điện thoại được sử dụng trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Người dùng hệ thống tổng đài ảo có thể trao đổi, liên lạc với khách hàng, nội bộ trong công ty hoặc tổ chức. Bằng cách sử dụng internet thông qua giải pháp công nghệ thoại IP (VoIP) – tổng đài VoIP.
Tổng đài ảo cũng cho phép người dùng kết nối với nhiều thiết bị điện thoại hơn so với loại tổng đài truyền thống. Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn cung cấp nhiều tính năng. Như chuyển tiếp cuộc gọi thông minh, hộp thư thoại, ghi âm cuộc gọi, gọi tự động, Video Call miễn phí, kết hợp với CRM…
Hệ thống tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp thường sẽ linh hoạt hơn nhiều so với các hệ thống tổng đài thông thường. Bởi tổng đài ảo hiện đại sử dụng các phần cứng tiêu chuẩn. Cho nên nó sẽ ít tốn chi phí hơn và có thể dễ dàng triển khai. Thay thế và mở rộng máy nhánh hơn trong hệ thống tổng đài.
Lợi ích của đăng ký tổng đài ảo đem đến cho doanh nghiệp
Sử dụng ít phần cứng hơn
Vì một tổng đài ảo đồng bộ hoạt động trên cùng một mạng với truy cập Internet và hệ thống dữ liệu. Nên không cần đầu tư và sử dụng nhiều phần cứng hoặc cơ sở hạ tầng chuyên dụng.
Do hệ thống tổng đài ảo này dựa trên đám mây. Nên việc lắp đặt hệ thống tổng đài ảo sẽ nhanh hơn rất nhiều so với một hệ thống yêu cầu cài đặt phần cứng mặc định.
Khả năng mở rộng máy nhánh
Với việc thiết lập nhanh chóng, không cần nhiều phần cứng. Nên việc mở rộng máy nhánh là dễ dàng và không giới hạn. Đặc biệt, tổng đài ảo rất phù hợp với các công ty, doanh nghiệp đang mong đợi sự mở rộng, phát triển hoặc cần kết nối ở nhiều khu vực khác nhau.
Chi phí đầu tư thấp hơn
Xem xét về khía cạnh thời gian lâu dài, một tổng đài ảo sẽ có chi phí thấp hơn tổng đài truyền thống. Hơn nữa đây là giải pháp công nghệ hàng đầu hiện nay. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí vận hành, quản lý đội ngũ nhân viên, khách hàng…
Chính vì vậy, khi đăng ký tổng đài ảo. Doanh nghiệp sẽ tạo được sự tương tác với khách hàng một cách nhanh chóng, liền mạch trên các kênh khác nhau dựa trên cùng một nền tảng.
Mảng công nghệ được hỗ trợ
Đơn vị cung cấp dịch vụ hay lắp đặt hệ thống tổng đài ảo của doanh nghiệp đang sử dụng sẽ đảm nhận việc khắc phục sự cố, chỉnh sửa trong quá trình sử dụng. Đồng thời nhà cung cấp đó cũng sẽ hỗ trợ giám sát hiệu suất làm việc. Và cập nhật phần mềm hiện đại thường xuyên cho hệ thống tổng đài ảo của doanh nghiệp.
Chuyển tiếp linh hoạt
Vì tổng đài ảo sử dụng địa chỉ từ IP cung cấp để định tuyến cuộc gọi. Cho nên việc chuyển tiếp các cuộc gọi có thể được quản lý dễ dàng hơn. Tất cả những gì cần thiết để chuẩn bị nhận cuộc gọi chuyển tiếp là tai nghe điện thoại và kết nối nguồn Internet ổn định.
Hệ thống tổng đài luôn được cập nhật
Sử dụng hệ thống có nhiều phần cứng có thể trở nên lỗi thời nếu không được nâng cấp thường xuyên. Một đơn vị cung cấp tổng đài ảo tốt sẽ luôn làm việc, điều chỉnh để kết hợp các công nghệ mới nhất. Và cung cấp cập nhật sản phẩm liên tục.
Hoạt động nghe, gọi linh hoạt trên nhiều thiết bị
Với hệ thống dựa trên IP. Người dùng cuối có thể sử dụng nhiều loại điện thoại. Như IP, điện thoại cố định hoặc điện thoại mềm, máy tính bảng, laptop, … Chỉ cần kết nối tai nghe và Internet ổn định để đảm bảo được chất lượng cuộc gọi.
Hướng dẫn lắp đặt tổng đài ảo dùng nội bộ cho doanh nghiệp
- Bước 1: Định vị khu vực mà quản lý và nhân viên của doanh nghiệp có thể truy cập được vào đường dây điện thoại. Đây là nơi người dùng sẽ cài đặt đơn vị dịch vụ chính (KSU) của doanh nghiệp. Nó là những gì làm cho tổng đài của chính doanh nghiệp hoạt động. Hệ thống này phải được kết nối với các đường dây và thiết bị điện thoại của người dùng.
- Bước 2: Gắn KSU vào tường hoặc một nơi cố định. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị một số dụng cụ điện để khoan lỗ và gắn thiết bị vào vị trí.
- Bước 3: Cắm các thẻ mạch vào KSU của doanh nghiệp. Hầu hết các vị trí đã được đánh dấu. Chúng sẽ thường được tìm thấy ở ngay bên cạnh KSU. Nhưng đặc biệt một số kiểu máy có thể yêu cầu người dùng tháo vỏ để truy cập vào các khe.
- Bước 4: Sử dụng dây điện thoại để có thể kết nối với đường dây điện thoại trực tiếp với KSU.
- Bước 5: Chạy một đường dây từ KSU đến từng đơn vị điện thoại của doanh nghiệp.
- Bước 6: Cắm KSU vào ổ cắm điện và cần đảm bảo rằng tất cả các đèn của hệ thống đều phải sáng. Để báo hiệu kết nối thành công.
- Bước 7: Xem kỹ hướng dẫn thiết lập. Và lập trình để viết mã đơn vị của doanh nghiệp một cách chính xác.
- Bước 8: Kiểm tra hệ thống tổng đài ảo và điện thoại sau khi lập trình.
Lưu ý khi lắp đặt và đăng ký tổng đài ảo
Khi có nhu cầu lắp đặt tổng đài ảo. Doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống tổng đài ảo uy tín. Đảm bảo chất lượng trong quá trình sử dụng.
Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt. Quy trình lắp đặt, thiết lập hệ thống tổng đài ảo đều cần nhà cung cấp triển khai đầy đủ cho người dùng. Doanh nghiệp không cần phải thuê thêm nhân viên kỹ thuật để quản trị hệ thống. Khi đăng ký tổng đài ảo, cần chọn đơn vị cung cấp giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và không gian. Cũng như tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp.
Dịch vụ lắp đặt hệ thống tổng đài ảo uy tín nhất hiện nay
Hiện nay, VOIP24H tự hào là nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thông minh uy tín, chuyên nghiệp. Triển khai nhanh chóng hàng đầu ở Việt Nam. Khi doanh nghiệp đăng ký tổng đài ảo của VOIP24H. Chúng tôi luôn đồng hành bên bạn trong suốt thời gian sử dụng hệ thống. Hỗ trợ nhiệt tình và nhanh chóng nhất cho doanh nghiệp mỗi khi có vấn đề khi sử dụng.
Đồng thời, doanh nghiệp được VOIP24H hỗ trợ sửa chữa, bảo trì hệ thống định kỳ và nâng cấp nhiều tính năng công nghệ hiện đại thường xuyên. Giúp cho doanh nghiệp tận dụng được hầu hết công nghệ cao cấp. Để tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Và mang đến doanh thu vượt trội và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, khi đăng ký tổng đài ảo của VOIP24H còn có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Giảm các chi phí định kỳ hàng tháng.
- Loại bỏ nhiều chi phí. Như bảo trì, chỉnh sửa và nâng cấp.
- Chi phí trả trước thấp. Không phát sinh nhiều chi phí.
- Kết nối liền mạch với nhiều nền tảng khác nhau trên mạng xã hội.
- Cung cấp giải pháp CSKH đa kênh và mang đến trải nghiệm khách hàng đa kênh.
- Tích hợp nhiều giải pháp công nghệ hiện đại, tính năng cao cấp.
VOIP24H luôn tự hào là một trong những đơn vị đầu tiên ứng dụng công nghệ tổng đài ảo để xây dựng các giải pháp về tổng đài ảo dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn hay có nhu cầu đăng ký tổng đài ảo. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
