Với sự phát triển của công nghệ như vũ bão trong kỷ nguyên số như hiện nay. Việc các doanh nghiệp đưa dịch vụ tổng đài ảo vào trong hoạt động đã trở thành xu hướng. Và đang dần thay thế phương pháp tổng đài truyền thống. Như vậy tổng đài ảo là gì? Điểm khác biệt so với tổng đài truyền thống là gì? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây của VOIP24H để có thể hiểu rõ.
1. Định nghĩa của hai loại tổng đài
1.1 Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là giải pháp sáng tạo của sự kết hợp các cuộc nghe gọi với công cụ CRM (quản lý khách hàng). Nhằm mục đích nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Giúp cho nhân viên tổng đài quản lý các cuộc gọi thuận lợi hơn. Từ đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều khoản chi phí hơn cho việc trang bị hệ thống tổng đài phục vụ khách hàng.
Dịch vụ tổng đài ảo được lưu trữ dựa trên nền tảng đám mây trong máy chủ của doanh nghiệp đó. Cho nên việc có thể xử lý tất cả các thông tin liên lạc của khách hàng rất nhanh chóng. Nhờ vào đặc điểm này nên hệ thống tổng đài ảo có thể tương tác với tất cả các khách hàng cả trong và ngoài nước chỉ cần người dùng truy cập internet là đã có thể sử dụng.
Hiện nay có rất nhiều công ty chuyển đổi sang sử dụng dịch vụ tổng đài ảo trong giai đoạn chuyển đổi số. Vì lý do ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng các kênh kỹ thuật số dùng để liên hệ với doanh nghiệp.
1.2 Định nghĩa về tổng đài truyền thống
Tổng đài truyền thống là hệ thống tổng đài có hệ thống dữ liệu chủ yếu dựa vào phần cứng. Hệ thống tổng đài này thường yêu cầu nâng cấp thường xuyên. Thông thường là cứ sau vài năm. Điều này gây ra tốn kém chi phí bảo trì thiết bị tốn kém.
Đối với hệ thống tổng đài truyền thống. Các bộ phận phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng truyền thông luôn phải được kết nối với hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. Do đó, bộ phận công nghệ thông tin phải chịu trách nhiệm thiết lập, cài đặt, bảo trì và bảo dưỡng tất cả mọi thứ từ máy chủ cho đến tai nghe và thiết bị hỗ trợ vận hành.
2. Điểm khác nhau giữa tổng đài truyền thống và tổng đài ảo
2.1 Về chi phí đầu tư
Một hệ thống tổng đài truyền thống cơ bản bao gồm:
Tổng đài điện thoại: bao gồm bộ trung tâm chuyên xử lý dữ liệu, chuyển mạch tất các cuộc gọi ra, tín hiệu đàm thoại cũng như tín hiệu số…
Đường trung kế: là đường dây bưu điện được nối từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng mà doanh nghiệp đang dùng.
Máy nhánh: gồm tất cả các thiết bị có thể nghe gọi, trao đổi. Như điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy fax, máy in,…
Hộp cáp: là nơi tập trung các dây tín hiệu dùng để nối nhiều thiết bị đầu cuối nhằm chống rỉ sét và giúp ích cho việc bảo hành, bảo trì về sau sẽ dễ dàng hơn.
Còn với tổng đài ảo, tất cả các thiết bị trên đều đã được tinh giảm, xử lý để tiện ích hơn. Nếu doanh nghiệp muốn thiết lập tổng đài ảo chỉ cần cài đặt. Hoặc tìm đơn vị phần mềm cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và có kết nối Internet/3G là có thể đưa vào sử dụng ngay.
2.2 Về chi phí vận hành
Tổng đài truyền thống:
Chi phí nhân sự khá cao dành cho việc quản trị hệ thống chuyên dụng
Chi phí thuê hoặc đào tạo nhân viên tổng đài khi muốn thay đổi những tính năng của hệ thống tổng đài hoặc máy nhánh.
Chi phí đầu tư cho các thiết bị tổng đài khá cao. Đồng thời là chi phí nâng cấp, bảo dưỡng,…
Dịch vụ tổng đài ảo không cần doanh nghiệp bỏ ra quá nhiều chi phí về nhân sự dùng để quản trị hệ thống. Tất cả nhân viên đều có thể sử dụng và quản lý công việc chăm sóc khách hàng chỉ trên một phần mềm với giá cả rẻ hơn 50% so với tổng đài truyền thống.
2.3 Về tính năng
Tổng đài truyền thống chỉ có 3 tính năng chính sau:
Tiếp nhận được nhiều cuộc gọi cùng lúc
Liên lạc, trao đổi trong nội bộ với chi phí rẻ hơn
Chuyển máy trong hệ thống và xử lý các cuộc gọi đến bằng việc quy định về đổ chuông trên một máy bất kỳ…
Với dịch vụ tổng đài ảo, ngoài những tính năng của một tổng đài truyền thống. Tổng đài ảo còn được bổ sung thêm 5 tính năng hoàn toàn mới và chất lượng:
Nghe – gọi trực tiếp từ ngay website hoặc app. Có thể trả lời điện thoại của khách hàng 24/7
Quản lý chất lượng của cuộc gọi nhờ tính năng lưu lại lịch sử, nghe và ghi âm lại cuộc gọi.
Thống kê chi tiết thông tin của các cuộc gọi vào/ra nhằm lưu trữ lại dữ liệu vào nền tảng đám mây.
Tích hợp với nhiều phần mềm. Như quản trị khách hàng CRM, phần mềm Marketing…
Không bị giới hạn số lượng cuộc gọi ra ngay tại một thời điểm…
3. Lựa chọn hệ thống tổng đài ảo của VOIP24H tối ưu cho doanh nghiệp
VOIP24H là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo dựa trên nền tảng điện toán đám mây cho doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài ảo của VOIP24H mang đến cho doanh nghiệp khả năng vận hành tối ưu nhất. Giúp các doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. Linh động nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua các tính năng từ cơ bản cho tới nâng cao. Như cuộc gọi thoại, cuộc gọi video, hội nghị trực tuyến, gửi tin nhắn hàng loạt, gửi file, hình ảnh…
Đặc biệt, tổng đài ảo của VOIP24H có khả năng kế thừa và nâng cấp từ hạ tầng hiện có đồng thời tích hợp được nhiều dịch vụ. Như đầu số cố định, 1800 và 1900 với sự đơn giản hóa quy trình thiết lập, đưa vào vận hành.
Bên cạnh đó, giao diện quản lý tổng đài ảo của VOIP24H thân thiện. Giúp doanh nghiệp có thể quản trị tổng đài rất dễ dàng. Hơn nữa khả năng đáp ứng và mở rộng quy mô và mọi yêu cầu về giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. Như tổng đài IP, Contact Center, hội nghị trực tuyến, hội nghị truyền hình,…
Kết luận
Với các ưu điểm vượt trội so với tổng đài truyền thống. Có thể tin rằng dịch vụ tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây chính là một giải pháp tối ưu mà doanh nghiệp nên lựa chọn.
Để được tư vấn hoặc muốn đăng ký lập tức dịch vụ tổng đài ảo. Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ để bộ phận chăm sóc khách hàng 24/7 có thể hỗ trợ ngay.
