Bạn đang chuẩn bị lắp đặt tổng đài IP (hay còn gọi là Tổng Đài VOIP) cho doanh nghiệp thì nên dành thời gian tham khảo hết bài viết này của chúng tôi. Trong bài viết này chúng tôi sẽ trình bày rất chi tiết các bước để xây dựng một hệ thống tổng đài IP.
1. Tổng Đài IP Là Gì?
Tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet có sẵn tại doanh nghiệp, kết nối bằng cáp mạng Lan. So với tổng đài analog truyền thống (công nghệ cũ) thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn như:
- Sử dụng chung trên nền tảng internet (không cần đầu tư đấu dây nguồn riêng).
- Ghi âm cuộc gọi và nghe file ghi âm lên tới 12 tháng.
- Trả lời tự động IVR.
- Phân phối cuộc gọi thông minh.
- API kết nối với các phần mềm CRM, ERP…
- Kiểm tra báo cáo lịch sử cuộc gọi
2. Lắp đặt Tổng Đài IP gồm những gì?
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu mô hình tổng quan một hệ thống tổng đài IP gồm những thành phần nào nhé?
Mô Hình tổng quan để lắp đặt tổng đài IP được chia thành 3 phần (đánh số 1,2,3 tương ứng trên hình)
- Đầu số tổng đài
- Tổng đài IP
- Thiết bị đầu cuối
2.1. Đầu số Tổng Đài
Đầu số tổng đài: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra và gọi vào. Có nhiều loại đầu số khác nhau như đầu số điện thoại bàn (theo mã vùng), 1900, 1800… Trong đó đầu số hotline chăm sóc khách hàng 1900 và 1800 là những sự lựa chọn phổ biến ở các doanh nghiệp hiện đại.
- Đầu số công nghệ analog: Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, Viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
- Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk xem thêm chi tiết dịch vụ siptrunking): Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel…
2.2. Tổng Đài IP
Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp, đóng vai trò kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh.
Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng ext (máy nhánh) cần sử dụng. VOIP24H hiện tại đang cung cấp dòng tổng đài IP của Sangoma (Canada) đơn vị có uy tín về VOIP trên thế giới. Chúng tôi xin giới thiệu 1 số dòng tổng đài IP tiêu biểu của Sangoma.
Nếu bạn muốn lắp đặt tổng đài IP tại doanh nghiệp nhưng vẫn còn nhiều thắc mắc muốn hỗ trợ thì hãy liên hệ ngay với VOIP24H. Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn 24/7 kể cả ngày Lễ.
2.3. Thiết Bị Đầu Cuối
Thiết bị đầu cuối là thiết bị để thực hiện cuộc gọi. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.
A. Điện Thoại IP
Điện thoại Ip có dây mạng :
- Phù hợp với các vị trí có dây mạng (điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần ví trị đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
- Giá thành phù hợp
- Chất lượng ổn định.
- Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )
- Các dòng điện thoại IP được sử dụng phổ biến hiện này như Grandstream GRP 2610, Yealink T30
Điện thoại IP wifi (không dây):
- Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
- Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.
- Các dòng điện thoại IP Wifi được sử dụng phổ biến hiện nay như Yealink W56P, W56H, Grandstream DP750, 720
Điện thoại IP cho tiếp tân:
- Phù hợp cho bộ phận tiếp tân.
- Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.
B. Softphone (cài đặt miễn phí)
- Là phần mềm gọi điện miễn phí, có chức năng tương tự như điện thoại IP và được cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.
- Cài đặt trên máy tính sử dụng kết hợp với tai nghe: Phù hợp với bộ phận telesales, chăm sóc khách hàng.
- Cài đặt trên Smartphone hệ điều hành IOS, Android: Phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, tiết kiệm chi phí.
BẢNG GIÁ TỔNG ĐÀI ẢO
Tính năng chung
Tính năng xử lý cuộc gọi
Tích hợp
Tính năng phân phối cuộc gọi
Quản lý máy nhánh
Quản lý thống kê
2 đầu số tích hợp
Dung lượng ghi âm 100M/ext
Phí triển khai 500.000VNĐ
Tính năng chung
Tính năng xử lý cuộc gọi
Tích hợp
Tính năng phân phối cuộc gọi
Quản lý máy nhánh
Quản lý thống kê
Tính năng giám sát
Quản lý danh bạ
Cài đặt cấu hình quản trị
Tính năng nâng cao
4 đầu số tích hợp
Dung lượng ghi âm 200M/ext
Phí triển khai 500.000VNĐ
Trọn bộ tính năng gói BUSINESS
Tích hợp sẵn 1 tài khoản Zoom Meeting
Mở cuộc họp trực tuyến ngay tại trang quản lý mà không cần mua thêm bản quyền Zoom Meeting
Tính năng chung
Tính năng xử lý cuộc gọi
Tích hợp
Tính năng phân phối cuộc gọi
Quản lý máy nhánh
Quản lý thống kê
Tính năng giám sát
Quản lý danh bạ
Cài đặt cấu hình quản trị
Tính năng nâng cao
4 đầu số tích hợp
Dung lượng ghi âm 200M/ext
Phí triển khai 500.000VNĐ
*Thêm 1G ghi âm: 100.000VNĐ/tháng ; Thêm 1 đầu số tích hợp: 50.000VNĐ/tháng; Thêm 1 tài khoản Zoom Meeting: 169.000VNĐ/tháng
HOÀN TIỀN 14 NGÀY NẾU KHÔNG HÀI LÒNG CHẤT LƯỢNG
So sánh
| GÓI DỊCH VỤ | PRO
Dùng thử miễn phí | BUSINESS
Dùng thử miễn phí | ENTERPRISE
Dùng thử miễn phí | ON-PREMISE
Dùng thử miễn phí |
|---|
| Tính năng chung | ||||
|---|---|---|---|---|
| Gọi nội bộ miễn phí trên toàn quốc | ||||
| Trang quản lý song ngữ Anh - Việt | ||||
| Không giới hạn cuộc gọi đồng thời | ||||
| Phần mềm gọi điện trên điện thoại/máy tính | ||||
| Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 Hỗ trợ khách hàng đa kênh: hotline, trang quản lý | ||||
| Tính năng xử lý cuộc gọi | ||||
| Hiển thị số gọi đến | ||||
| Rước máy Rước cuộc gọi của một máy khác đang đổ chuông | ||||
| Chuyển máy Chuyển cuộc gọi cho một người khác khi đang nói chuyện | ||||
| Giới hạn hướng gọi Cài đặt hướng gọi cho từng điện thoại viên (nội bộ, quốc tế, trong nước,…) | ||||
| Giới hạn đầu số gọi Cài đặt hướng gọi theo từng nhà mạng (vina, mobi, viettel,…) | ||||
| Đặt mật khẩu gọi ra Nhập mật khẩu khi muốn gọi ra | ||||
| Chặn cuộc gọi Chặn hoặc mở các số gọi làm phiền | ||||
| Tích hợp | ||||
|---|---|---|---|---|
| Đầu số hotline Lựa chọn nhiều đầu số 1900, 1800, cố định, di động | ||||
| Voice Brandname Hiển thị tên doanh nghiệp khi thực hiện cuộc gọi | ||||
| Zalo Cloud Connect Gọi audio/video cho khách hàng từ Zalo Oa doanh nghiệp | ||||
| API tích hợp phần mềm API tích hợp các phần mềm như ERP, CRM, phần mềm bán hàng, CSKH. Giúp cho phần mềm nhận diện được khách hàng khi gọi vào, Click To Call |
| Tính năng phân phối cuộc gọi | ||||
|---|---|---|---|---|
| Lời chào trả lời tự động IVR Trả lời tự động, phân luồng cuộc gọi theo phím bấm | ||||
| Định tuyến cuộc gọi theo thời gian Cấu hình hướng nhận cuộc gọi khách nhau theo thời gian (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, nghỉ Lễ,…) | ||||
| Nhạc chờ Nhạc phát lên khi đang chờ kết nối | ||||
| Chuyển tiếp cuộc gọi ra di động Tự động chuyển tiếp ra số di động (thường áp dụng khi điện thoại viên bận máy hoặc ngoài giờ làm việc) | ||||
| Phân phối cuộc gọi theo nhóm Cấu hình nhiều nhóm nhận cuộc gọi khác nhau (khu vực, bộ phận sales, lễ tân,…) | ||||
| Phân phối cuộc gọi theo hàng đợi Cấu hình thứ tự nhận cuộc gọi theo nhân viên | ||||
| Định tuyến cuộc gọi thông minh Tự động điều phối cuộc gọi đến nhân viên đã gọi ra hoặc nhân viên đang phụ trách |
| Quản lý máy nhánh | ||||
|---|---|---|---|---|
| Cài đặt chức năng ghi âm Tùy chỉnh bật hoặc tắt ghi âm cho từng máy nhánh | ||||
| Xem trạng thái máy nhánh Xem trạng thái hoạt động của từng máy nhánh | ||||
| Đặt tên máy nhánh Hiển thị tên máy theo tên người dùng | ||||
| Đổi mật khẩu | ||||
| Phân loại nhóm Chia nhóm cho từng máy nhánh để dễ quản lý | ||||
| Tạo máy nhánh Tạo thêm máy nhánh theo gói đã đăng ký | ||||
| Tắt - mở máy nhánh | ||||
| Xóa máy nhánh không sử dụng | ||||
| Quản lý thống kê | ||||
|---|---|---|---|---|
| Ghi âm cuộc gọi | ||||
| Lịch sử cuộc gọi Các cuộc gọi đều được lưu lại | ||||
| Báo cáo tổng quan cuộc gọi | ||||
| Báo cáo chi tiết máy nhánh | ||||
| Báo cáo theo từng đầu số |
| Tính năng giám sát | ||||
|---|---|---|---|---|
| Giám sát Theo dõi trạng thái cuộc gọi của từng máy nhánh (nghe máy, bận máy,…) | ||||
| Nghe lén Nghe lén cuộc gọi của nhân viên | ||||
| Chuyển tiếp cuộc gọi cuộc gọi Chuyển cuộc gọi đang nghe cho một máy khác trên phần mềm quản lý | ||||
| Rước cuộc gọi Rước cuộc gọi của một máy khác đang đổ chuông trên phần mềm quản lý | ||||
| Ngắt cuộc gọi Ngắt cuộc gọi từng nhân viên trên phần mềm quản lý |
| Quản lý danh bạ | ||||
|---|---|---|---|---|
| Thêm danh bạ mới | ||||
| Xóa danh bạ | ||||
| Tải danh bạ lên theo danh sách | ||||
| Đồng bộ danh bạ xuống theo điện thoại IP Hiển thị danh bạ trên toàn bộ điện thoại IP trong doanh nghiệp | ||||
| Pop-up thông tin khi có cuộc gọi Hiển thị thông tin khách hàng khi gọi đến | ||||
| Click to Call Bấm để gọi | ||||
| Cài đặt cấu hình quản trị | ||||
|---|---|---|---|---|
| Giới hạn thời gian gọi Tùy chọn cài đặt số phút gọi ra cho từng máy nhánh trong một tháng | ||||
| Cài đặt nhóm nhận cuộc gọi | ||||
| Cài đặt lời chào | ||||
| Cài đặt thời gian cuộc gọi | ||||
| Cài đặt chuyển tiếp | ||||
| Định tuyến đầu số | ||||
| Tính năng nâng cao | ||||
|---|---|---|---|---|
| Voice Mail Tin nhắn thoại của khách hàng sẽ chuyển về Mail của doanh nghiệp | ||||
| Missed call to Email Tự động gửi thông tin cuộc gọi nhỡ qua Email doanh nghiệp | ||||
| Report to Email Tự động gửi báo cáo theo tuần, tháng, quý qua Email doanh nghiệp | ||||
| Cấu hình số điện thoại chuyển tiếp Lựa chọn chuyển tiếp cuộc gọi khi máy nhánh bận |
| Tích hợp Zoom Meeting | ||||
|---|---|---|---|---|
| Tạo và tham gia họp Thời gian họp liên tục 3 tiếng; Tối đa 300 người than gia | ||||
| Lên lịch cuộc họp Tối đa 5 cuộc họp/lần | ||||
| Tùy chỉnh ID cuộc họp | ||||
| Báo cáo cuộc họp | ||||
| Ghi âm cuộc họp |
Khuyến mãi khủng: 5 khách hàng đầu tiền trong tháng thuê tổng đài ảo sẽ được miễn phí thu âm lời chào tổng đài trị giá 500k.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
