Các doanh nghiệp đang cần một giải pháp để tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng và phát triển mạnh mẽ mô hình kinh doanh, tổng đài ảo là giải pháp cần thiết đó. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc là nên mua hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?
Việc quyết định nên mua hay thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp là trăn trở của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Hãy tìm hiểu ngay đáp án ở bài viết sau đây của VOIP24H, hứa hẹn sẽ cho doanh nghiệp sự lựa chọn hoàn hảo nhất!
Tổng đài ảo là gì?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang trong quá trình chuyển đổi số. Và một trong những sự lựa chọn hàng đầu cho hoạt động này chính là chuyển đổi sang sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp thay vì tổng đài truyền thống.
Như vậy tổng đài ảo là gì? Tổng đài ảo chính là dịch vụ nghe gọi sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây. Nhằm mục đích là nâng cao chất lượng của cuộc gọi và giảm chi phí cước gọi xuống đến mức tối đa. Sau đó, tổng đài ảo sẽ kết hợp với hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) để tối đa hoạt động chăm sóc khách hàng và bán hàng qua điện thoại.
Lợi ích của việc thuê tổng đài ảo
So với việc sử dụng tổng đài truyền thống như trước đây. Ứng dụng thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp đã mang lại những lợi ích vô cùng đáng kể
Tiết kiệm chi phí
- Tiết kiệm khoản lớn chi phí vì không cần phải lắp đặt, hoạt động, bảo trì hệ thống tổng đài. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung đầu tư chi phí về phần mềm để thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
- Không phải bỏ một khoản tiền lớn vào cơ sở hạ tầng giống như những tổng đài truyền thống thông thường trước kia. Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp sẽ không cần phải có thêm nhiều nhân viên IT hỗ trợ, thiết lập.
Gia tăng trải nghiệm của khách hàng
- Không bị lỡ khách hàng khi không có nhân viên tổng đài trực trên hệ thống. Số lượng cuộc gọi đến cùng một lúc là không giới hạn vì ứng dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
- Giúp tăng tối đa không gian liên lạc, tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đồng thời gọi điện trong nội bộ hoàn toàn miễn phí.
- Nhân viên tổng đài có thể làm việc ở bất cứ thời gian và không gian nào. Chỉ có có thiết bị thông minh và kết nối Internet.
- Hỗ trợ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý hiệu quả.
- Thống kê chi tiết dữ liệu của các cuộc gọi ra vào, ghi âm nội dung cuộc gọi.
Tích hợp dễ dàng hơn
- Mở rộng và phát triển hệ thống dễ dàng và không bị giới hạn.
- Tích hợp đơn giản, nhanh chóng với những hệ thống khác của doanh nghiệp, CRM/ERP,… Tổng đài ảo cho doanh nghiệp tự động lưu trữ thông tin của khách hàng và hiển thị đầy đủ phục vụ cho lần liên lạc tiếp theo.
Ứng dụng thuê tổng đài ảo
Hầu hết mọi doanh nghiệp đều cần phải xây dựng cho mình một kênh thông tin liên lạc chất lượng với khách hàng. Với mỗi quy mô và mục đích khác nhau mà doanh nghiệp sẽ hướng tới mà chọn kênh liên lạc phù hợp.
Một số kênh liên lạc phổ biến hiện nay có thể kể đến là: email, fax, gọi điện thoại,… Vì vây, ứng dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp chính là một trong những điều thiết yếu có thể tối ưu được hiệu quả thực hiện nghe gọi của doanh nghiệp đó.
Một số ngành nghề, lĩnh vực có thể ứng dụng tốt hiệu quả việc thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp như:
- Hoạt động của sàn giao dịch, kinh doanh chứng khoán, tài chính, thị trường kinh tế
- Giáo dục trường học, trung tâm ngoại ngữ,…để trao đổi thông tin với học sinh, phụ huynh
- Doanh nghiệp đang có nhiều chi nhánh hoạt động.
- Công ty triển khai tư vấn, chăm sóc khách hàng
Ưu điểm nổi bật của giải pháp tổng đài ảo
Khi đã nhìn ra được những “lỗ hổng” của tổng đài truyền thống và cảm thấy nó đã không phù hợp với sự phát triển của thời đại nữa. Kéo theo sẽ cần có một giải pháp mới để thay thế cho hình thức trước đó.
Cũng vì vậy, tổng đài ảo cho doanh nghiệp đã ra đời để khắc phục những thiếu sót mà tổng đài truyền thống đã chưa làm được. Cụ thể như tiêu chí vượt trội sau:
- Chi phí cho việc thực hiện đăng ký và thiết lập khá thấp.
- Được đảm bảo, bảo hành vĩnh viễn, không sợ bị mất phí sửa chữa khi có sự cố liên quan đến các thiết bị xảy ra.
- Không cần phải có chuyên viên để quản trị hệ thống.
- Cước phí rẻ và tiết kiệm được chi phí một cách tối đa cho doanh nghiệp.
- Nhân viên tổng đài chỉ cần đăng nhập vào hệ thống sẽ nhận được cuộc gọi ở mọi lúc mọi nơi. Không cần phải túc trực 24/7 tại công ty.
- Thiết lập thành công hệ thống tự động trả lời/ và hướng dẫn quay số đí đến nhánh máy phù hợp nhất.
Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?
Mua
– Chi phí:
- Tùy thuộc vào từng loại tổng đài mà chi phí ban đầu có thể phải bỏ ra từ 20 triệu trở lên
- Cần nguồn điện hoàn thiện, chất lượng để vận hành, chi phí nhân sự quản lý hệ thống khá cao.
– Quản lý vận hành:
- Tổng đài IP nhất thiết phải cần nhân sự IT để chuyên trách để vận hành.
- Phải có phòng Server nhằm lắp đặt bảo đảm yếu tố điện mạng 24/7.
- Cần nâng cấp thường xuyên đường truyền mạng, điện để dự phòng rủi ro xảy ra.
Thuê
Việc thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến, được ưu tiên lựa chọn nhiều nhất. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm thiểu được bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Tổng đài ảo phù hợp nhất với những doanh nghiệp đang chuyên cung cấp về dịch vụ. Ví dụ như tổng đài chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn pháp luật …
– Chi phí:
- Khoản chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần bỏ ra bất kỳ chi phí đầu tư ban đầu nào cả.
- Chi phí vận hành: Linh hoạt tùy vào nhu cầu chủ yếu của khách hàng. Chỉ khoảng 300k/ tháng cho số lượng 10 người sử dụng. Đặc biệt, không có bất kỳ chi phí phát sinh thêm nào khác.
– Quản lý vận hành:
- Không cần nhiều nhân sự IT chuyên trách, được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp từ nhà cung cấp.
- Không cần phòng server, hệ thống tổng đài ảo được thiết lập ở các Data Center của VDC. Hoạt động dựa trên nền tảng Cloud nên chỉ cần kết nối Internet là đã có thể sử dụng được.
- Nâng cấp, phát triển mở rộng dễ dàng, tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp.
Thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp với VOIP24H
Với hơn 10 năm kinh nghiệm của mình, công ty VOIP24H đã và đang phát triển để trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi tự tin chính là đơn vị tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ tổng đài ảo VoIP. Vì thế, nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tổng đài thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
