Giải pháp công nghệ hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, kinh doanh một cách chuyên nghiệp hơn. Một trong số những giải pháp tiên tiến hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nhất hiện nay là tổng đài ảo kết hợp với CRM. Bài viết sau đây VOIP24H sẽ chỉ ra cho bạn rằng tại sao các doanh nghiệp nên dùng tổng đài ảo tích hợp CRM cho việc kinh doanh của mình.
Khái niệm về tổng đài ảo kết hợp với CRM
Kết hợp tổng đài ảo với CRM là giải pháp chăm sóc khách hàng hiện đại và đang được các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay. Nó là một dạng tổng đài trực tuyến đồng thời kết hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM áp dụng công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tương tác, điều khiển các cuộc giao dịch với khách hàng để nắm bắt được nhóm đối tượng và nhu cầu mua hàng của người dùng. Nhờ vào CRM, các doanh nghiệp có thể thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến và đi với cước gọi được tối ưu lên đến 50%. Đồng thời giúp các tổng đài viên đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời cho các vấn đề của khách hàng.
Những tính năng nổi trội của việc tổng đài ảo kết hợp với CRM
Tự động cập nhật các thông tin khách hàng
Mỗi khi khách hàng gọi đến tổng đài thì thông tin khách hàng sẽ được cập nhật một cách tự động và hiển thị đầy đủ trên màn hình giao dịch khi khách hàng này đã có sẵn dữ liệu được lưu trữ trong CRM. Lúc này tổng đài viên sẽ biết được quá trình sử dụng những dịch vụ đã trải nghiệm của khách hàng này như thế nào, chi tiết của lịch sử mua hàng ra sao,… để chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Ngược lại nếu như có một khách hàng mới gọi đến. Phần mềm CRM sẽ thực hiện ngay chức năng pop-up khung thông tin để tổng đài viên có thể lưu lại thông tin của khách hàng. Điều này phục vụ cho mục đích nghiên cứu thị trường hoặc quảng bá sản phẩm sau này.
Thiết lập hộp thư trả lời tự động
Việc đưa vào chức năng tự động hóa các yêu cầu của khách hàng bằng cách thiết lập nên hộp thư trả lời tự động được đánh giá là điểm sáng tạo và nổi bật tiếp theo của giải pháp tổng đài ảo kết hợp với CRM.
Người dùng sẽ được nhà cung cấp hướng dẫn chi tiết và chính xác cụ thể các bước chuyển hướng cuộc gọi để có thể đến đúng nơi nhằm hỗ trợ giải quyết vấn đề của doanh nghiệp.
Triển khai thao tác trực tiếp trên phần mềm
Mọi thông tin hay dữ liệu của khách hàng, lịch sử các cuộc giao dịch, đều được hệ thống cập nhật và sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình cuộc gọi của tổng đài viên. Chính vì vậy mà việc xem xét, cập nhật và lưu trữ các thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng. Điều này nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, và khách hàng sẽ không gặp trường hợp bị lặp lại câu hỏi nhiều lần chỉ với cùng một thông tin.
Cuộc gọi được định tuyến và phân bổ
Thực hiện định tuyến cho tất cả các cuộc gọi đến sẽ giúp cho doanh nghiệp không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào đến từ khách hàng. Nếu khách hàng liên hệ trong giờ hành chính, cuộc gọi đó sẽ được chuyển hướng tự động sang những tổng đài viên có thể hỗ trợ cũng như giải quyết ngay các vấn đề của khách hàng.
Ngược lại, nếu cuộc gọi xảy ra ngoài giờ hành chính thì có thể khách hàng sẽ được yêu cầu đợi máy và sau đó được nối máy đến số di động để được hỗ trợ tức thời; hoặc sẽ thực hiện ghi âm để lại lời nhắn, và sẽ phản hồi vào hôm sau tùy vào mức độ ưu tiên. Đây được xem là một ưu điểm đáng nhắc tới của việc tổng đài ảo kết hợp với CRM.
Chức năng ghi âm cuộc gọi và lưu trữ dữ liệu
Sự kết hợp giữa tổng đài ảo kết hợp với CRM còn có chức năng ghi âm và lưu trữ dữ liệu để cấp trên, tổng đài viên, hoặc bộ phận có liên quan cần sử dụng nguồn thông tin đó đều có thể nghe và tìm lại.
Hơn thế nữa, một loạt các số liệu thống kê chi tiết của các cuộc gọi cũng được lưu lại đầy đủ: ngày giờ cuộc gọi, tổng thời gian cuộc giao dịch, số lượng máy nhánh, các kênh kết nối,… Những điều này cũng cũng có thể trở thành các cơ sở đánh giá khả năng telesales và năng suất của nhân viên.
Tại sao doanh nghiệp nên chọn tổng đài ảo kết hợp với CRM?
Tăng lượng khách hàng
Hệ thống tổng đài ảo kết hợp với CRM này giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin của khách hàng một cách khoa học và tập trung nhất. Chính nhờ vào điều này sẽ giúp cho các tổng đài viên cũng như tư vấn viên chăm sóc khách hàng sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ.
Từ đó sẽ giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu mà khách hàng đang mong muốn một cách kịp thời. Và khi khách hàng đã hài lòng với chất lượng dịch vụ trên tổng đài của doanh nghiệp sẽ kéo theo số lượng khách hàng cũng tăng thêm một cách đáng kể.
Tổng đài ảo kết hợp với CRM giúp tiết kiệm chi phí
Nhờ vào việc tổng đài ảo kết hợp với CRM nên các doanh nghiệp sẽ giảm được lên đến 50% chi phí đầu tư cho cuộc gọi: miễn phí nội bộ, tối ưu các cuộc gọi bên ngoài.
Bên cạnh đó, giải pháp tích hợp 2 phần mềm này cũng không giới hạn số lượng các máy nhánh. Đồng thời cũng không quy định các cuộc gọi đến/đi, giúp cho doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ một khách hàng tiềm năng nào.
Tiết kiệm thời gian quản lý hệ thống
Vì hệ thống tổng đài ảo kết hợp với CRM đã tự động cập nhật được tất cả những dữ liệu của khách hàng. Chính vì thế doanh nghiệp không còn phải tốn nhiều thời gian để quản lý thông tin bằng các biện pháp thông thường, thủ công.
Theo đó, các nhà quản lý hoặc lãnh đạo sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi mọi hoạt động của các phòng ban, nhân viên để từ đó thực hiện phân quyền, phân chia nhiệm vụ hợp lý để các nhân viên thực hiện tốt và chính xác công việc của mình.
Nhờ vào những hiệu quả và tính năng ưu việt mà tổng đài ảo kết hợp với CRM mang lại, giải pháp này ngày càng được ưa chuộng hơn. Không chỉ giúp công tác chăm sóc khách hàng nâng cao, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, tối ưu hiệu quả quản lý và thúc đẩy doanh thu. VOIP24H tin chắc rằng đây sẽ trở thành một trong những xu thế quản trị trong tương lai.
tìm hiểu thêm: 5 lý do để tích hợp tổng đài ảo với hệ thống crm
ĐĂNG KÝ NGAY SẢN PHẨM VOIP24H NHẬN NGAY ƯU ĐÃI ĐI KÈM TỪ 1BOSS
VOIP24H và 1BOSS vừa qua đã tổ chức thánh công lễ ký kết hợp tác chiến lược. Đây chính là bước khởi đầu cho một quá trình hợp tác lâu dài để cùng nhau hỗ trợ và phát huy lợi thế cho nhiều doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Với mục đích chúc mừng sự kiện “HỢP TÁC CHIẾN LƯỢC – ĐỒNG HÀNH THÀNH CÔNG” giữa VOIP24H và 1BOSS, VOIP24H đã tạo ra ưu đãi đặc biệt dành cho tất cả các quý khách hàng khi đăng ký sử dụng dịch vụ và sản phẩm của VOIP24H. Theo đó, khách hàng khi mua gói tổng đài ảo (voip) “n” user 3,6,12 tháng, 1BOSS sẽ giảm 20-30-50% tương ứng với thời gian sử dụng (lưu ý: khi mua kèm 1BOSS).
xem thêm: VOIP24H – 1BOSS: HỢP TÁC CHIẾN LƯỢC – ĐỒNG HÀNH THÀNH CÔNG
VOIP24H là đơn vị thành lập từ năm 2012. Chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP tiên tiến để xây dựng các giải pháp về tổng đài ảo cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây.
Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện 1BOSS với hơn 19 năm kinh nghiệm, từng làm việc với các doanh nghiệp đầu ngành, các sản phẩm được triển khai bởi đội ngũ nòng cốt của tổng công ty mẹ là ASOFT. 1BOSS chắc chắn sẽ là lựa chọn tốt nhất giúp tối ưu hóa khả năng quản lý doanh nghiệp trên nền tảng số.
