Tổng đài ảo hiện nay đang là xu hướng chuyển đổi số mà hầu hết các doanh nghiệp đều đặc biệt quan tâm. Tổng đài ảo là giải pháp cấp thiết cho mọi doanh nghiệp ở quy trình chăm sóc khách hàng và mô hình phát triển kinh doanh. Vậy nên mua hay nên thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp là băn khoăn của mỗi doanh nghiệp hiện nay, nếu các bạn rơi vào trong trường hợp trên thì hãy tìm hiểu ngay với bài viết này nhé, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc cho các bạn.
Trước hết, để biết được mua hay thuê tổng đài ảo thì bạn phải hiểu được tổng đài ảo là gì? Và lợi ích của nó đối với doanh nghiệp ra sao? Ngoài ra song song đó, thì tổng đài ảo sẽ phù hợp với từng loại doanh nghiệp nào? Những vấn đề trên bạn cần lưu ý kỹ trước khi thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
1. Tổng Đài Ảo – Giải Pháp Cấp Thiết Cho Doanh Nghiệp
Tổng đài là một khái niệm vô cùng đơn giản và dễ hiểu với tất cả mọi người nhưng tổng đài ảo lại là một khái niệm mới. Trong đó yếu tố công nghệ được đặt lên hàng đầu để giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều bài toán khác nhau mà các tổng đài truyền thống hiện nay chưa làm được.
Theo wikipedia: Tổng đài ảo là tổng đài điện thoại được xây dựng và hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây kết hợp với công nghệ VoIP hiện đại.
Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ đặc biệt hỗ trợ các công ty thiết lập hệ thống hộp thư thoại trên nền tảng IP (Internet Protocol). Hiểu đơn giản, tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua Internet thay vì phải kéo đường dây bưu điện như truyền thống.
2. Vai trò và lợi ích của việc thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Dưới đây là vai trò và lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Các bạn cần hiểu rõ để biết được nên mua hay nên thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
2.1 Chức năng cơ bản của tổng đài ảo:
Dưới đây là các chức năng cơ bản của tổng đài ảo mà tổng đài truyền thống không có được:
- Rước (Nhấc) máy: Nhấc máy trực tiếp và nhấc máy theo nhóm thao tác dễ dàng
- Chuyển máy: Khi bạn đang nghe cuộc gọi mà muốn chuyển cho một người khác
- Hiển thị số gọi đến: Chức năng này cho phép hiển thị số điện thoại khách hàng ở trên màn hình điện thoại
- Gọi vào, gọi ra, gọi nội bộ: Việc thực hiện gọi ra, gọi vào, gọi nội bộ được thực hiện đơn giản.
2.2 Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư hệ thống. Không cần sử dụng đường truyền điện thoại kéo từ bưu điện như hệ thống tổng đài thông thường.
- Quản trị dễ dàng: Tổng đài ảo, việc quản trị hệ thống và thiết lập cấu hình được thực hiện thông qua Internet trên trình duyệt web.
- Dễ dàng sử dụng: Khách hàng và nhân viên có thể sử dụng bất kỳ cách thức gọi nào, mọi lúc mọi nơi. Kể cả các cuộc gọi đến thực hiện qua internet cũng được tiếp nhận.
- Dễ lưu trữ và quản lý cuộc gọi: Tổng đài ảo sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến. Như hiển thị cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, lưu trữ thống kê cuộc gọi, tin nhắn thoại, nghe gọi giữa nhiều máy với nhau. Hay chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số gọi đến….
- Tích hợp và tuỳ biến dễ dàng theo nhu cầu: Tích hợp với nhiều phần mềm: Dễ dàng tích hợp các chức năng điện thoại dựa vào số với các phần mềm khác như phần mềm bán hàng chăm sóc hàng CRM, ERP… bằng việc kết nối API từ tổng đài ảo.
Xem thêm: Tổng đài ảo và những tính năng nổi bậc
3. Nên Mua Hay Thuê Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp
Ở quá khứ, mỗi doanh nghiệp đều có một tổng đài riêng lắp đặt ở công ty. Tuy nhiên, trong thời đại 4.0 hiện nay. Khi mà các cuộc cách mạng công nghệ bùng nổ. Đâu đâu cũng thấy xã hội hiện đại hoá, công nghệ hoá. Thì việc chọn thuê tổng đài ảo đang là xu hướng mới với nhiều tiện ích đi kèm.
3.1 Mua Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp
Việc mua tổng đài ảo cho doanh nghiệp mang lại nhiều cái bất lợi hơn là việc đi thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Đầu tiên, việc mua tổng đài ảo sẽ bỏ ra chi phí cao, khoảng 20 triệu cho một lần mua. Ngoài ra thì phải cần nguồn điện để vận hành và chi phí nhân sự để quản lý vận hành. Song song với các chi phí đó thì tổng đài IP nhất thiết phải có nhân sự IT chuyên trách để vận hành. Và cần nâng cấp đường truyền mạng, điện để dự phòng rủi ro.
3.2 Thuê Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp
Việc thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp hiện nay được nhiều người lựa chọn. Hình thức này phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, từ cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. Hình thức này giúp giảm thiểu bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Các lĩnh vực, dịch vụ cần thuê tổng đài ảo. Như là tổng đài chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật …
Để thuê lắp tổng đài ảo cho doanh nghiệp thì bạn không cần đầu tư chi phí ban đầu. Chỉ với 350k/ tháng cho 10 người sử dụng. Ngoài ra, không cần nhân sự IT chuyên trách, được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp. Và không cần phòng server, hệ thống tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng Cloud. Nên chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng được.
4. Nên Thuê Tổng Đài Ảo Ở Đâu Là Tốt Nhất Hiện Nay
Khi sử dụng bất cứ một sản phẩm, dịch vụ nào thì ưu tiên hàng đầu của khách hàng vẫn là lựa chọn được địa chỉ uy tín nhất, thương hiệu đã được kiểm chứng. Đó chính là cơ sở để họ có thể tự bảo vệ được quyền lợi của mình. Chính vì vậy, việc khách hàng mong muốn lựa chọn được một địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài ảo chất lượng là điều rất dễ hiểu và chính đáng.
Với kinh nghiệm 10 năm của mình. VoIP24h đã và đang phát triển để trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo VoIP hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi chính là đơn vị tiên phong đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ tổng đài ảo VoIP. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn cần tổng đài thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
