Phần lớn các  doanh nghiệp hiện nay đều có rất nhiều sự lựa chọn khi cần đầu tư hoặc cải tạo hệ thống liên lạc, truyền thông cho doanh nghiệp. Rất nhiều đơn vị trong số đó vẫn giữ quan điểm đầu tư và mua sắm vì đó là tài sản và mình muốn sở hữu, trong khi đó nhiều doanh nghiệp với sự tư duy công nghệ lại chọn công nghệ thoại đám mây (Cloud Communications) để xây dựng hệ thống tổng đài cloud. Hãy cùng Voip24h tìm hiểu chi tiết vấn đề này

Tổng đài Cloud và Cloud phone là gì? Hai khái niệm này có giống nhau không?

1.1 Tổng đài Cloud

Tìm hiểu thêm về Điện toán đám mây 

Tổng đài Cloud là một dịch vụ tổng đài ảo được lưu trữ. Hoạt động trên môi trường điện toán đám mây (hay còn gọi là môi trường Internet). Cách thức hoạt động của tổng đài Cloud tương tự tổng đài truyền thống. Sự khác biệt của nó là thay vì bạn phải thiết kế một hệ thống hạ tầng phức tạp thì tất cả được hoạt động trên Internet.

Nó hoạt động dựa trên giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol). Nghĩa là bạn chỉ việc có một kết nối Internet đáng tin cậy để thiết lập một số điện thoại tổng đài được lưu trữ trên toàn thế giới.

Lấy ví dụ để bạn có thể hiểu: Nếu như trong lịch sử, chúng ta phải dùng bồ câu đưa thư, dùng người ngựa để truyền tin. Hay ở thế giới cận đại thì chúng ta dùng bưu cục với các nhân viên thư tín để truyền phát tin tức quan trọng thì ngày nay, Internet thay chúng ta làm tất cả trong tích tắc. 

Bạn đã có điện thoại thông minh, nền tảng Zalo, Facebook. Snapchat, Line, Viber,… để thay thế việc khó khăn đó trong tích tắc với giá rẻ.

1.2. Tổng đài ảo, Tổng đài Cloud và Cloud phone phân biệt như thế nào?

Trên thực tế 3 khái niệm này là đồng nhất về mặt ý nghĩa. 

Tuy nhiên người ta có thể dễ dàng nhầm lẫn Cloud phone là một loại điện thoại để sử dụng trong hệ thống tổng đài ảo. Về bản chất thì Cloud phone được nhắc đến trong công nghệ viễn thông như là một nền tảng điện thoại sử dụng công nghệ VoiP và được cung cấp bởi bên thứ 3 cho doanh nghiệp. Do đó, sau này bạn có thể dùng xen kẽ các khái niệm Tổng đài ảo, Tổng đài Cloud hay Cloud phone mà không sợ bị hiểu nhầm hay được cung cấp sai dịch vụ.

2. Nguyên lý hoạt động của tổng đài cloud

Doanh nghiệp sẽ chủ động trang bị điện thoại IP riêng của mình. 

Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ cài đặt phần mềm và cấu hình để các phần mềm này có thể kết nối đến hạ tầng của họ. Với cách này, doanh nghiệp không cần đầu tư một tổng đài vật lý tốn kém mà có thể sử dụng tổng đài ảo như một tổng đài thật với cách sử dụng không có gì khác biệt.

Do được xây dựng trên nền tảng đám mây, tổng đài ảo có cách hoạt động riêng biệt. Tổng đài ảo sẽ không hoạt động theo mạng lưới như các loại tổng đài truyền thống thông thường. Tổng đài ảo sẽ hoạt động thông qua mạng LAN, WAN hay gọi chung là INTERNET.

3. Đối tượng khách hàng

Vài năm gần đây, tổng đài ảo là một trong những dịch vụ tổng đài được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến. Đối tượng khách hàng dùng tổng đài ảo chủ yếu là:

• Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp cần thiết lập tổng đài điện thoại riêng nhưng lại không có chuyên viên kỹ thuật. Tổng đài riêng sẽ hỗ trợ tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing sản phẩm dịch vụ… của công ty qua điện thoại.
• Bộ phận chăm sóc hỗ trợ khách hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, bộ phận bán hàng trực tuyến của các doanh nghiệp, các cửa hàng, siêu thị,…

4. Lợi ích của tổng đài cloud trong việc kết nối doanh nghiệp

4.1. Tiết kiệm chi phí

Đây là lợi ích nổi bật nhất của tổng đài Cloud bởi doanh nghiệp không cần phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý cồng kềnh. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web. Và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ đến các phòng ban, các chi nhánh hoàn toàn miễn phí. Tiết kiệm cước lên đến 50%.

4.2. Không cần nhân viên kỹ thuật (IT)

Doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự. Và chi phí bảo trì bảo dưỡng hệ thống, vì việc bảo trì và khắc phục sự cố sẽ do đơn vị cung cấp hệ thống tiến hành trên hạ tầng của họ.

4.3. Ghi âm cuộc gọi và thống kê

Những cuộc gọi của nhân viên với khách hàng sẽ được ghi âm lại toàn bộ. 

Tiện ích này giúp cho việc chăm sóc khách hàng cũng như kiểm tra quá trình nhân viên tư vấn, khách hàng phản hồi được tốt hơn. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên thông qua việc thống kê số lượng cuộc gọi vào ra từ Cloud phone

4.4. Dễ dàng nâng cấp mở rộng

Tổng đài ảo không hoạt động phức tạp như bạn nghĩ. Trong trường hợp doanh nghiệp có thêm một nhân sự mới, chi nhánh mới, việc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng dù không cần sự hỗ trợ từ nhân viên IT.

4.5. Kết nối phần mềm và hỗ trợ đa nền tảng

Hệ thống tổng đài Cloud cung cấp API để kết nối đến các phần mềm bán hàng chăm sóc hàng CRM, ERP… trong nội bộ doanh nghiệp.

Hỗ trợ đa nền tảng trên máy vi tính, laptop, điện thoại thông minh…giúp cho nhân viên sử dụng có thể hỗ trợ khách hàng tại bất cứ nơi nào có kết nối internet.

4.6. An toàn ổn định

Hệ thống tổng đài ảo có thể đảm bảo độ ổn định an toàn thời gian hoạt động liên tục cho phép doanh nghiệp hoạt động 24/7 (nếu cần)

Doanh nghiệp của bạn còn thắc mắc về Tổng đài ảo? Và muốn lựa chọn một đơn vị uy tín để tư vấn giải pháp? Nhanh chóng liên hệ với Voip24h theo thông tin bên dưới